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項(xiàng)目管理工作必備的7個工具

所有的工具,只有在對的時間,用在對的地方,才能真正指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際工作。




SWOT分析法 


Strengths:優(yōu)勢

Weaknesses:劣勢

Opportunities:機(jī)會

Threats:威脅



意義:幫你清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢,把握環(huán)境提供的機(jī)會,防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅,對我們的成功有非常重要的意義。





 PDCA循環(huán)規(guī)則 


Plan:制定目標(biāo)與計(jì)劃

Do:任務(wù)展開,組織實(shí)施

Check:對過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查

Action:糾正偏差,對成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,并確定新的目標(biāo),制定下一輪計(jì)劃



意義:每一項(xiàng)工作,都是一個pdca循環(huán),都需要計(jì)劃、實(shí)施、檢查結(jié)果,并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn),同時進(jìn)入下一個循環(huán),只有在日積月累的漸進(jìn)改善中,才可能會有質(zhì)的飛躍,才可能取得完善每一項(xiàng)工作,完善自己的人生。




 6W2H法 


What:工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)

Why:做這項(xiàng)工作的原因

Who:參加這項(xiàng)工作的具體人員,以及負(fù)責(zé)人

When:在什么時間、什么時間段進(jìn)行工作

Where:工作發(fā)生的地點(diǎn)

Which:哪一種方法或途徑

How:用什么方法進(jìn)行

How much:需要多少成本



意義:做任何工作都應(yīng)該從6W2H來思考,這有助于我們的思路的條理化,杜絕盲目性。我們的匯報(bào)也應(yīng)該用6W2H,能節(jié)約寫報(bào)告及看報(bào)告的時間。




 SMART原則 


Specific 具體的

Measurable 可測量的

Attainable 可達(dá)到的

Relevant 相關(guān)的

Time based 時間的



有的又如此解釋此原則

  • S代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標(biāo),不能籠統(tǒng)


  • M代表可度量(Measurable),指績效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的,驗(yàn)證這些績效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的


  • A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable),指績效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn),避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo)


  • R代表現(xiàn)實(shí)性(realistic),指績效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的,可以證明和觀察


  • T代表有時限(time bound),注重完成績效指標(biāo)的特定期限

意義:人們在制定工作目標(biāo)或者任務(wù)目標(biāo)時,考慮一下目標(biāo)與計(jì)劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計(jì)劃才是具有良好可實(shí)施性的,也才能指導(dǎo)保證計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。




 時間管理-重要與緊急 


A.重要且緊急

  • 緊急狀況

  • 迫切的問題

  • 限期完成的工作

  • 你不做其他人也不能做


B.重要不緊急

  • 準(zhǔn)備工作

  • 預(yù)防措施

  • 價值觀的澄清

  • 計(jì)劃

  • 人際關(guān)系的建立

  • 真正的再創(chuàng)造

  • 增進(jìn)自己的能力


C.緊急不重要

  • 造成干擾的事、電話

  • 信件、報(bào)告

  • 會議

  • 許多迫在眉捷的急事

  • 符合別人期望的事


D.不重要不緊急

  • 忙碌瑣碎的事

  • 廣告函件

  • 電話

  • 逃避性活動

  • 等待時間


優(yōu)先順序=重要性*緊迫性




意義:在進(jìn)行時間安排時,應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序,要學(xué)會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力,防患于未然,如果總是在忙于救火,那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動之中。




 任務(wù)分解法[WBS] 


即Work Breakdown Structure,如何進(jìn)行WBS分解:目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動


WBS分解的原則:

將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解,最底層的任務(wù)活動可直接分派到個人去完成;每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。


WBS分解的方法:

  • 至上而下與至下而上的充分溝通

  • 一對一個別交流

  • 小組討論


WBS分解的標(biāo)準(zhǔn):

  • 分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰

  • 邏輯上形成一個大的活動

  • 集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)

  • 所有活動全部定義清楚



意義:項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會分解任務(wù),只有將任務(wù)分解得足夠細(xì),你才能心里有數(shù),才能有條不紊地工作,統(tǒng)籌安排你的時間表。




 二八原則 


巴列特定律:“總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。




意義:這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾,善于從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。





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